如何撰寫英文新聞稿

Convince English copywriting service

Written By Bob Cook & Steve Wallace

新聞稿係提供給媒體之書面敘述。其能發布各種最新訊息:預定活動、宣傳、表揚、新產品、服務與行銷人員,亦可用來創造焦點。如記者於第一時間收到新聞稿,則其較可能構思報導主題。

新聞稿為公關之基本工具,且人人皆可使用。

新聞稿格式

撰寫標題:標題須簡潔並帶出新聞稿主旨。

新聞稿標題須如同報紙頭條般可吸引讀者注意。標題可描述一間公司之最新成就、日前活動、最新產品或服務。舉例而言: 「ACME公司發售新產品,進軍美國市場」。

撰寫新聞稿標題最簡易之方式為,由新聞稿選出最重要之關鍵字。現在,利用這些關鍵字撰寫出一個合乎邏輯的標題來吸引 讀者的注意。利用關鍵字能讓您在搜尋引擎中獲得注意,記者與讀者也能更簡單地了解新聞稿內容。

標題須以粗黑體表現,且大於新聞稿字體。新聞稿標題以現在式撰寫,且無須包括「a」、「the」以及動詞「to be」。

新聞稿標題第一個字必須大寫,且應為名詞。多數標題單字之字母為小寫,無須以大寫呈現每個單字。

撰寫新聞稿:以您欲將新聞稿呈現於報導之方式撰寫。

由日期開始

由新聞稿之日期與出處開始撰寫。勿寫出城市名以免造成混淆。例如:新聞稿於新竹撰寫,內容卻是關於某公司的台北辦事 處。首句應吸引讀者注意,並簡短敘述原由。後1至2句則提供更多資訊並解釋首句。

首段(2至3句)應為新聞稿之摘要,且接續的內容須解釋首段意義。在這分秒必爭的時代,如果您的開頭極為乏味,記 者與讀者將不會完整閱讀新聞稿。如您欲寄送紙本新聞稿,則內文換行時須空一行。

長度

新聞稿本身必須簡短且不超過3頁,但須多於一個段落。以簡短幾句帶出整個內容是不可能的。如您只有簡短幾句欲發表, 則無新聞可言。勿使用過長的句子以及段落。避免重複、使用較長單字或是專有名詞。

運用事實

描述事實。避免 誇大。記者天生抱持懷疑態度,假如您的內容過於完美而令人難以置信,您將傷害自己的可信度。即便為事實,您也須以低 調方式呈現。描述真正的事物:活動、產品、服務、人群、目標、目的、計畫以及方案。

欲撰寫新聞稿,請回答下列問題:向何人表達、表達何事、何時表達,和表達之地點、原因與方式。接著思索以下幾點:

  • 此新聞為何?
  • 為何此為新聞?
  • 人群、產品、項目、日期與其他有關該新聞之事物。
  • 新聞背後之緣由。
  • 您的公司,亦為新聞的來源。

資訊蒐集齊全後,嘗試撰寫幾個段落並按照順序排列:標題、摘要,以及新聞、活動、成就介紹、產品、人群、以摘要作結 ,接著介紹您的公司。

事事並非皆為新聞。

令您開心的事並非代表就會是個新聞,請由讀者角度思考,是否有人覺得您的文章有趣?假設您剛開設一間網路商店,商店 開幕令您欣喜,然而媒體並不想再度報導網路商店。反之,您可將焦點集中於您的網購經驗、獨特商品以及服務。請回答以 下問題:「他人為何應該關心?」,並確保您的發表內容具新聞價值,如適時性、獨創性、或真正不同之處。避免老舊的表 達方式,如「為顧客省下荷包」或「一流的顧客服務」。將焦點置於令您與眾不同之新聞項目上。

找出對您的讀者、編輯、記者而言最為新鮮之新聞。您撰寫的新聞稿所含新聞話題越多,就越有機會被記者選出做為報導題 材。新聞稿必須提供媒體關於組織、產品、服務或活動的實用資訊。假如您的新聞稿閱讀起來像是廣告,請重寫一份。

為媒體而寫

有時媒體會選用您的新聞稿,且不加以修改便刊出。更為常見的是,記者使 用您的新聞稿作為較大篇幅重點報導之開頭。嘗試以您理想中報導該新聞之方式撰寫。

將您的新聞與其他新聞連結

嘗試即時完成新聞稿,盡可能將您的新聞與時事或社會議題結合。確認您的新聞有足夠的吸引力。新聞稿的時機極為重要, 須與讀者、與近日活動連結,勿過時或過於遙遠。

內容須包括公司資訊 :當一位記者選擇您的新聞稿做為報導內容,其必須於文章中提及公司名稱。記者可由此欄得到公司資訊。

欄之標題應為:關於ACME公司

訂下標題後,以1至2個段落描述您的公司。每個段落應有5至6個句子。內容必須形容您的公司以及公司業務。手冊、簡報、 或業務計畫中皆有公司業務介紹,可參考並運用於此。

請於此欄末尾加上網站介紹。連結須為完整網址,且無任何嵌入,如此一來,即使列印該頁,連結也會完整印出。舉例而言 :http://www.we-convince.com。如公司網站有獨立的媒體頁面,也須將網址加註於此。媒體頁面通常含有聯絡資訊、新聞 稿、評論、白皮書與文章。

加註聯絡資訊。假如您的新聞稿為真正的新聞,記者將需要更多資訊,亦或採訪相關關鍵人物。

如果您可接受讓媒體直接連絡關鍵人物,您可於新聞稿提供詳細聯絡資訊。舉例而言,假如您有新的發想,可提供媒體工程 部或研發團隊之聯絡資訊。

亦或您可向公關部門之「連絡組」提供詳細聯絡方式。如您的公司並無公關部門,您需請某人成為媒體與公司間之聯繫人。

詳細聯絡資訊可依照新聞稿之標題而更動。詳細聯絡資訊應包括:

  • 公司名稱
  • 公關部名稱與聯絡人
  • 辦公室地址
  • 附國家/城市代碼之電話與傳真號 碼以及分機號碼
  • 手機號碼(彈性)
  • 聯絡時間
  • 電子郵件地址
  • 網址

標示新聞稿結尾處 為3個#標誌,置於新聞稿最後一行的下方中央處。

補充秘訣:

將公司名稱置於標題處

將公司名稱置於標題處、副標題以及首段,讓搜尋引擎便於搜尋,也能獲得記者與其他讀者之注意。如您欲寄送紙本新聞稿 ,則可使用有信箋之公司信紙。

用字精簡

僅使用足夠單字量來撰寫內容。避免使用不需要的形容詞,亦或累贅的表達方式,如「所增加之紅利」或「第一次以來」。 儘可能於撰寫時減少單字量。過於冗長將使內容失焦。內容須簡單明瞭。注意字數多寡。

避免誇大

驚嘆號(!)是您的大敵。想要摧毀您的可信度,一連串的驚歎號再適合也不過了。假如是必須使用驚嘆號,以使用一個為 限,切勿使用「!!!!!!!!!」。

發表日期

以大寫字體於左邊留白處、標題上方寫上「即時發表」(IMMEDIATE RELEASE)。如欲延後發表,則註明「直至…..時 發表」(EMABARGOED UNTIL…),並寫上預定發表日期。如新聞稿未註明發表時間,則為即時發表。以電話通知更新 能向記者提醒您的新聞稿以及取得文章。

您的訴求為何?

寫下您希望大眾如何運用新聞稿中的資訊。如您希望人們購買服務,則內容應包括可得到該服務之資訊。如您希望人們瀏覽 網站,更加了解您的公司,則內容應包括網站網址或電話號碼。